יצירת תנאים לעבודת צוות

עבודת צוות אינה נוצרת מעצמה

ממש כך. על מנת שתיווצר עבודת צוות טובה, על המנהל לייצר תחילה ארבעה תנאים מקדימים בתוך הצוות.

קבוצת העובדים אינה הופכת לצוות רק מעצם שיבוצם של החברים בה. פיטר סנג'י, חוקר הארגונים והמחבר האמריקאי הנודע היטיב לתאר זאת בספרו "הדיסצפלינה החמישית" (The Fifth Discipline, 1990, 2006):

"The manager who walks into a work group one day and with a wave of his hands,

says 'poof - you are a team!' might create a poof , but never a team"

הכוונה ב"תנאים" היא לתנאי צמיחה וגידול, ביטוי הלקוח מעולם מדעי החיים. תנאי גידול מיטביים לעץ צעיר הם תשתית מתאימה של מים, קרקע, חמצן, טמפרטורה, לחות ותאורה. כאשר תנאים אלו יתקיימו במלואם, העץ יגדל במיטבו. ובהיעדרם, לא תיתכן צמיחה בריאה.

כך גם בעבודת צוות. יצירת ארבעת התנאים הללו תקדם עבודת צוות סינרגטית. אולם, התנאים הללו לא נוצרים מעצמם, בוודאי לא מעצם שיבוצם של עובדים לצוותי פעולה כלשהם. בהמשך נפרט מהם התנאים הללו ונציע דרכים אפשריות להשגתם:

1. בניית צוותים חכמה - הכוונה כאן היא לשיבוץ חכם של עובדים בעת הרכבת הצוות. המנהל ישאף לשבץ חברים שהם בעלי חוזקות ומיומנויות המשלימות אלה את אלה, עובדים אשר יכולים להזין, להפרות ולחזק זה את זה. מדובר בשיבוץ עובדים אשר יש להם שותפות משמעותית בתהליכי העבודה הנוגעים ליעדי אותו צוות.

לאחר השלמת ה"שיבוץ החכם" הזה, מוצע ליזום תהליך היכרות עם המשימות ובעיקר בין האנשים, זאת במגמה להבהיר את החוזקות והמומחיות של כל אחד מהם, ומה יכולה להיות התרומה המיטבית של כל אחד להצלחת הצוות כולו. ככל שחברי הצוות יכירו זא את חוזקותיו של זה טוב יותר, הם יידעו להישען זה על זה, להשתייע זה לזה ולסייע במקומות הנכונים - והצוות רק ירוויח!

אחרי כל אלה מגיע תורם של "צעדים בוני צוות", כגון משימות עבודה פשוטות המחייבות חשיבה ועבודה משותפת. המנהל יוביל את הבנייה החכמה תוך כדי התייעצות עם האנשים בהתאם לבחירתו.

2. יצירה והעמקה של מחוייבות משותפת - מחויבות היא אבן יסוד בעבודת הצוות. הכוונה היא שחברי הצוות יכירו היטב זה את זה ואת היעדים המשותפים, את המטרות וירגישו מחוייבות גבוהה להשגתן. בנוסף, שיסכימו ויהיו מחויבים לתהליכי העבודה ולמדדי ההצלחה אשר נקבעו למשימות.

תנאי כזה ניתן לפתח על ידי דיון/סדנה בה כולם שותפים. בסדנה זו, המנהל יציב שאלות ויוביל להגעה להסכמות הבאות:

- מה התפקיד שלנו (ייעוד הצוות)? מדוע זה חשוב? בשביל מה? מהו כאן האתגר?

- מיפוי תמונת מצב לפי ניתוח SWOT , ניתוח שעל בסיסו הצוות יגדיר יחד מהן המטרות והיעדים שלו.

- מה ייחשב להצלחה? איך נמדוד אותה?

- מהם תהליכי העבודה של הצוות ואיך משפרים אותם? איך מקבלים החלטות? איך מנהלים דיונים?

- איך מנהלים אי-הסכמות וכיצד פותרים קונפליקטים אשר יעלו בדרך?

מסיימים שלב זה בחלוקת אחריות אשר תואמת את החוזקות האישיות של חברי הצוות. יש לערוך את הדיון כך שהמשתתפים ירגישו שזה "שלהם".

3. פיתוח תהליכי עבודה ומיומנויות של עבודת צוות יעילה ואפקטיבית

א. דיון בצוות - איך אנחנו מקיימים דיונים ממוקדים וקצרים המייצרים תשובות טובות לבעיות שעולות?

ב. קבלת החלטות בצוות - איך שוקלים יחד חלופות, מקבלים החלטות מוסכמות ומחייבות ונזהרים מתופעות שונות של Group think. זוהי תופעה שנחקרה רבות. משמעותה היא שחברים בצוות לא מעורבים מספיק בדיון, ולאחר מכן אינם מחוייבים להחלטות, או שנוצר תהליך של טעות חשיבתית, בה יש חברים בצוות שרואים את הטעות אך לא מבטאים את הרגשתם/חשיבתם בגלל תחושה של לחץ חברתי.

דוגמה מדהימה לכך היא החלטת הקבינט הבטחוני של מדינת ישראל באוקטובר 1973 ש"אין סבירות למלחמה, ולכן לא מגייסים את צבא המילואים", בזמן שהיו לחברי הקבינט נתונים ועדויות המחייבים להחליט ממש את ההיפך. ההיסטוריה הוכיחה זאת מהר מאוד.

ג. הפקת לקחים בצוות - כאן נדון עם הצוות באיך מייצרים תהליך שבו יש למידה ויצירת אלטרנטיבות ולא חיפוש אשמים. איך לומדים מהצלחות ומטעויות, במקום להעניש. חשוב לבנות תהליך של חשיבה יצירתית שיהיה ממוקד במה עושים אחרת ומה ממשיכים לעשות כפי שנהגנו בעבר.

חשוב לזכור כי הכשלונות הם חשובים, ואפשר ללמוד מהם. אין אשמים, ולא מחפשים אותם - מה שחשוב הוא להחליט מה לומדים מכל אירוע ומה עושים אחרת בפעם הבאה.

ד. מיומנויות בין אישיות - נכוון לפיתוח הקשבה פעילה, הצגת נושא לדיון, ניהול קונפליקט על בסיס של אמון וכבוד הדדי. לימוד המיומנויות הללו יכול להתבצע במהלך דיוני הצוות על ידי הצגת השיטה לצוות, או על ידי בניית שיטה מתאימה לצוות מסוים. ואפשר על ידי השתלמויות קונקרטיות על הנושא. לאחר מכן, חשוב להקפיד על ניהול מהלך הדיון על פי השיטה ומתן משוב לתיקון (לכל מיומנות קיימת שיטה מובנית ליישום שניתן להציגה וללמדה בקלות). משוב הוא אמנות בפני עצמה, ונקדיש לכך תשומת לב במקום נפרד.

לימוד כזה מחייב את הצוות לדון ולהתמקד ב"איך אנחנו עובדים ביחד כצוות", ולא רק בתפוקות שיש להשיג ובבעיות העומדות לפנינו . לימוד כזה מחייב יכולת צוותית, דיאלוג רפלקטיבי ופתוח על תהליכי העבודה שלנו, על מנת להיות יותר יעילים ואפקטיביים.

4. פיתוח אחריותיות (Accountability) על ידי הטמעת ארבעה ערכים שינחו את היומיום המשותף:

כבוד לשונות האישית והמקצועית - השונות הבין אישית, והשונות המקצועית בין חברי הצוות היא נכס של הצוות. בעזרתה נוכל להגיע לפתרונות יצירתיים ומגוונים יותר. לכן, יש מקום לכבוד הדדי ולפתיחות. סוגיה זו בפני עצמה ראויה לתשומת לב נוספת. על כך במקום אחר.

תמיכה הדדית - התמיכה ההדדית היא סם חיים לעבודת הצוות. "האסיסט" (assist - זהו מונח בכדורסל אשר מתאר מסירה לשחקן בדרך לקליעת סל שדה, ונזקף כנתון סטטיסטי לזכות השחקן המוסר) הוא דוגמא טובה לכך. האסיסט נחשב ללא פחות חשוב מהקליעה לסל עצמה, והצוות חייב לנקד, למדוד ולהעריך את מספר ה"אסיסטים", כמדד למידת התמיכה ההדדית בין חברי הצוות.

זרימת מידע חופשית בין חברי הצוות - הכוח של הצוות נבנה מתוך מאגר מידע צוותי הפתוח לכולם. שמירת מידע לשם צבירת כוח מחלישה את הצוות ואת יכולתו להשיג תוצאות! שיתוף פתוח, מתוף בטחון פסיכולוגי, תחושת חברות ושותפות הוא מקדם מאוד את תפקוד הצוות. על כך בהרחבה בפוסט אחר.

כולם אחראים לתוצאות - כמעט לכל בעיה יש אוסף של סיבות וגורמים תהליכיים. מכיוון שכל חברי הצוות שותפים לבניית תהליכי העבודה, הפניית אצבע מאשימה כלפי אחד מהחברים היא עיוורון לתהליך ולכן כולם אחראים!

כל התנאים הללו חשובים להשגת עבודת צוות איכותית ואפקטיבית. ללא פיתוח ארבעת התנאים הללו, צוות לא יוכל לעבוד בצורה אפקטיבית ולא יגיע לסינרגיה.